GPEC et entretien professionnel : ce que les TPE et PME jusqu'à 99 salariés doivent savoir

La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) est une démarche RH qui consiste à anticiper les besoins en compétences d’une entreprise sur 3 à 5 ans. Depuis la loi du 5 septembre 2018 dite « Avenir professionnel », son nom légal est devenu « GEPP » (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels), même si l’usage de « GPEC » est resté massivement dominant.

La GPEC est une obligation triennale de négociation pour les entreprises de 300 salariés et plus (articles L. 2242-13 et suivants du Code du travail). Pour les TPE et PME de moins de 300 salariés, ce n’est pas une obligation - mais l’entretien professionnel, lui, reste obligatoire pour tous, et constitue le premier outil concret d’une démarche GPEC.

Qu’est-ce que la GPEC : définition et finalité

Réponse courte : la GPEC est une démarche d’anticipation. Elle vise à projeter, sur 3 à 5 ans, l’évolution des emplois et des compétences dans l’entreprise, pour aligner ressources humaines et stratégie. Elle s’appelle officiellement « GEPP » depuis la loi du 5 septembre 2018, mais le terme « GPEC » reste dominant dans l’usage.

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences - la GPEC - est une démarche RH qui pose une question simple : de quelles compétences notre entreprise aura-t-elle besoin dans 3 ans, dans 5 ans ? Et que faisons-nous, aujourd’hui, pour les avoir le moment venu ?

Ce que recouvre concrètement la démarche :

• Une cartographie des emplois actuels : quels postes, quelles missions, quelles compétences mobilisées.
• Une projection des besoins futurs : quelles évolutions du marché, de la technologie, de la concurrence vont modifier les compétences nécessaires.
• Un plan d’action : recrutement, formation, mobilité interne, transmission entre générations - pour combler les écarts identifiés.

La GPEC n’est pas un dispositif unique : c’est un ensemble d’outils articulés. L’entretien professionnel, le plan de développement des compétences, les fiches de poste, la cartographie des compétences, le plan de formation - tous sont des briques d’une démarche GPEC structurée.

GPEC ou GEPP : pourquoi deux noms ?

La loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 dite « Avenir professionnel » a renommé la GPEC en GEPP : « Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels ». L’ajout du mot « parcours » est volontaire - il met l’accent sur la trajectoire individuelle du salarié, plus que sur la seule cartographie des postes.

En pratique, huit ans après la loi, le terme « GPEC » reste massivement utilisé - dans les conventions collectives, les accords d’entreprise, les modèles téléchargeables, les articles de presse. « GEPP » est le terme officiel ; « GPEC » est le terme d’usage. Les deux désignent la même démarche.

Qui est concerné par l’obligation GPEC

Réponse courte : seules les entreprises de 300 salariés et plus (ou les groupes qui atteignent ce seuil) sont soumises à l’obligation de négocier la GPEC, tous les 3 ans, avec leurs partenaires sociaux. Pour les TPE et PME jusqu’à 99 salariés - et plus largement de moins de 300 salariés - aucune obligation légale.

L’obligation GPEC est posée par les articles L. 2242-13 et suivants du Code du travail. Elle prévoit que dans les entreprises et groupes de 300 salariés et plus, l’employeur doit ouvrir, tous les 3 ans, une négociation avec les organisations syndicales représentatives portant sur la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Cette négociation triennale doit couvrir des thématiques précises : grandes orientations à 3 ans, conséquences sur l’emploi et les compétences, mobilité interne, formation, accompagnement des salariés en deuxième partie de carrière, recours aux différents contrats de travail, perspectives de recours à la sous-traitance, à l’intérim, aux contrats temporaires.

Pour les entreprises de moins de 300 salariés - et donc pour la quasi-totalité des TPE et PME jusqu’à 99 salariés - aucune obligation de négociation GPEC. Le seuil est strict. Une TPE de 8 salariés ou une PME de 49 salariés n’a pas à négocier, pas à formaliser un accord GPEC, pas à produire de plan triennal opposable.

Sanction : pour les entreprises 300+ qui n’ouvrent pas la négociation, le risque principal est la nullité des décisions collectives prises en l’absence de cette négociation (notamment un plan de sauvegarde de l’emploi) et l’exposition à des contentieux collectifs. Pour les entreprises sous le seuil, ce risque n’existe pas.

Pour les TPE et PME jusqu’à 99 salariés : pas obligatoire, mais pertinent

Réponse courte : la GPEC n’est pas une obligation pour les TPE et PME jusqu’à 99 salariés, mais c’est une bonne pratique. Anticiper les départs en retraite, planifier les besoins de formation, identifier les compétences clés à transmettre - autant de sujets qui se posent à 25 salariés comme à 500.

Le fait qu’une démarche ne soit pas obligatoire ne la rend pas inutile. Dans une PME jusqu’à 99 salariés, la GPEC formelle au sens des entreprises 300+ - accord négocié, plan triennal, indicateurs de suivi - serait disproportionnée. Le coût d’entrée serait supérieur au bénéfice. Ce n’est pas le bon outil.

Mais l’esprit de la GPEC - anticiper plutôt que subir - reste pertinent à cette taille, voire plus : dans une équipe de 25 personnes, le départ d’une seule personne-clé peut désorganiser plusieurs services pendant des mois. Quelques cas concrets que rencontre une TPE ou une PME jusqu’à 99 salariés :

• Un départ en retraite prévisible à 18 mois sur un poste à compétences rares (commercial historique, technicien spécialisé, dirigeant fondateur sur une expertise métier). Sans anticipation, c’est un trou de compétence non préparé.
• Une mutation technologique qui rend obsolète une partie des compétences actuelles. Cas typique d’un atelier qui passe au numérique, d’un cabinet qui automatise une partie de ses processus, d’un commerce qui ouvre un canal en ligne.
• Une croissance qui change la structure : à 12 salariés, on fonctionne en équipe unique ; à 35, il faut des chefs d’équipe, des fonctions support, une organisation. Les compétences nécessaires ne sont pas les mêmes.

Dans tous ces cas, une démarche GPEC « light » - sans formalisme, sans accord, sans plan triennal opposable - peut éviter des décisions prises dans l’urgence. La forme légère : quelques fiches de poste à jour, une vue claire des compétences de l’équipe, un horizon de 18 à 24 mois plutôt que 5 ans, et un point annuel pour ajuster.

Le lien EPP / GPEC : l’entretien professionnel est un outil de la démarche

Réponse courte : l’entretien professionnel (EPP) est l’outil concret le plus accessible d’une démarche GPEC. Ses 5 thématiques obligatoires couvrent exactement ce qu’une cartographie des compétences cherche à connaître : ce que sait faire chaque salarié, ses besoins de formation, ses souhaits d’évolution.

C’est le point que la plupart des articles GPEC omettent : l’entretien professionnel - désormais appelé entretien de parcours professionnel (EPP) depuis la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 - est, dans les faits, l’outil GPEC le plus accessible pour une PME. Il est obligatoire (toutes tailles confondues), il est encadré (article L. 6315-1 du Code du travail), et il porte sur ce qui constitue le cœur d’une démarche GPEC : les compétences et leur évolution.

Les 5 thématiques obligatoires de l’entretien professionnel sont exactement les questions que pose une GPEC light :

1. Les compétences mobilisées et leur évolution - la matière première d’une cartographie.
2. Le parcours professionnel - l’historique qui éclaire les trajectoires possibles.
3. Les besoins de formation - le carburant du plan de développement.
4. Les souhaits d’évolution professionnelle - les leviers de mobilité interne.
5. L’information CPF et CEP - les outils mis à disposition du salarié.

Autrement dit : si une PME tient ses entretiens professionnels sérieusement, avec un compte-rendu écrit pour chaque salarié et un archivage propre, elle a déjà la base d’une GPEC light. Elle dispose d’une matière vivante sur les compétences, les souhaits et les besoins de son équipe. Reste à l’agréger, à la lire collectivement, à en tirer un plan.

Par où commencer en TPE et PME jusqu’à 99 salariés : 3 étapes

Réponse courte : étape 1, tenir ses entretiens professionnels et les archiver proprement. Étape 2, formaliser un plan de développement annuel à partir des besoins remontés. Étape 3, projeter sur 18 à 36 mois les enjeux compétences identifiés. Pas besoin d’accord négocié ni de plan triennal opposable.

Étape 1 - Tenir l’entretien professionnel et archiver les comptes-rendus. C’est la fondation. Sans cette matière, toute démarche GPEC reste théorique. Concrètement : organiser les entretiens à l’échéance (1 an après l’embauche, puis tous les 4 ans depuis la réforme 2025), couvrir les 5 thématiques obligatoires, rédiger un compte-rendu signé par les deux parties, archiver pendant 6 ans (entretien) ou 8 ans (bilan récapitulatif) à compter de la signature. C’est l’obligation légale ; c’est aussi la collecte de données dont vous aurez besoin pour la suite.

Étape 2 - Formaliser un plan de développement annuel. Une fois les entretiens tenus, une lecture transversale fait apparaître les motifs : plusieurs personnes demandent la même formation, plusieurs postes ont les mêmes besoins, plusieurs salariés envisagent la même mobilité. C’est la base du plan de développement des compétences (l’ancien « plan de formation »). Le formaliser en début d’année, avec un budget identifié, un calendrier, et des actions précises, transforme une obligation en levier.

Étape 3 - Projeter à 18-36 mois les enjeux compétences identifiés. Pas un plan triennal opposable - juste un document interne de 2 à 4 pages qui pose : quels départs prévisibles ? quels recrutements anticipés ? quelles compétences à acquérir ou à renforcer dans les 18 prochains mois ? quelles formations longues à enclencher dès maintenant pour porter leurs fruits dans 2 ans ? Ce document n’a pas de valeur légale, mais il structure la décision.

Ekipal et la GPEC : ce qui existe aujourd’hui

Ekipal couvre aujourd’hui l’étape 1 - la tenue des entretiens professionnels obligatoires, le compte-rendu, la signature, l’archivage. Notre périmètre couvre le suivi des échéances, la convocation, la trame conforme aux 5 thématiques, le compte-rendu, la signature électronique horodatée et l’archivage à la durée légale. C’est l’étape 1 de la démarche GPEC light décrite ci-dessus.

Ekipal ne propose pas, à ce jour, de cartographie des compétences, de référentiel d’emplois, de plan de développement formalisé, de matrice n-box, de people review. Ces fonctionnalités relèvent de la GPEC structurée - c’est un autre métier, qui nécessite des outils dédiés.

Notre conseil franc : si votre besoin aujourd’hui est de tenir vos entretiens professionnels obligatoires sans y passer vos semaines, Ekipal est conçu pour vous. Si votre besoin est de construire une démarche GPEC complète maintenant, regardez plutôt les suites RH généralistes - vous y trouverez ce qu’il vous faut, à un autre niveau de prix et de complexité.

Questions fréquentes

La GPEC est-elle obligatoire dans une PME de 25 salariés ?

Non. L’obligation de négocier la GPEC (articles L. 2242-13 et suivants du Code du travail) ne s’applique qu’aux entreprises et groupes de 300 salariés et plus. Une PME de 25 salariés n’a aucune obligation légale en matière de GPEC. En revanche, l’entretien professionnel (article L. 6315-1) reste, lui, obligatoire pour tous les employeurs sans seuil de taille.

Quelle différence entre GPEC et GEPP ?

C’est le même dispositif, sous deux noms. La loi du 5 septembre 2018 dite « Avenir professionnel » a renommé la GPEC en GEPP - « Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels » - en ajoutant la notion de « parcours » individuel. Huit ans après la loi, le terme « GPEC » reste massivement utilisé dans l’usage courant, les accords d’entreprise et les modèles téléchargeables. Les deux termes sont interchangeables en pratique.

L’entretien professionnel suffit-il pour faire de la GPEC ?

Pas à lui seul, mais c’est la base la plus solide pour une PME. Les 5 thématiques obligatoires de l’entretien professionnel (compétences, parcours, formation, évolution, CPF/CEP) couvrent l’essentiel de la matière qu’une GPEC light cherche à collecter. À condition de les agréger ensuite en plan de développement annuel et en projection à 18-36 mois, ils constituent une démarche GPEC PME complète et proportionnée.

Existe-t-il un logiciel GPEC pour PME ?

Il existe des logiciels GPEC, mais la plupart sont conçus pour des entreprises de 300 salariés et plus, avec un ticket d’entrée et une complexité adaptés à ces structures. Pour une TPE ou PME jusqu’à 99 salariés, le rapport coût/utilité est rarement favorable. Une démarche plus simple - un logiciel d’entretien professionnel pour la base, complété d’un tableur pour la projection annuelle - couvre l’essentiel sans surcoût.

Sources et références

Sources légales

• Code du travail, articles L. 2242-13 et suivants (négociation GPEC obligatoire 300+).
• Code du travail, article L. 6315-1 (entretien professionnel) - Légifrance.
• Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel (renommage GPEC en GEPP).
• Loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 - Légifrance.

Sources officielles

• Ministère du Travail - guides PME GPEC/GEPP, travail-emploi.gouv.fr.

Mise à jour : 25/05/2026. Auteur : Équipe Ekipal.

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La GPEC n'est pas une obligation pour une TPE ou une PME jusqu'à 99 salariés. L'entretien professionnel, lui, l'est - pour tous, sans seuil de taille. C'est aussi la première marche concrète d'une démarche GPEC light, si vous souhaitez y entrer un jour. Commencez par là. Ekipal s'occupe de la partie administrative - suivi des dates, convocations, comptes-rendus, signature, archivage. Pensé pour les TPE et PME jusqu'à 99 salariés. À partir de 2 € HT/salarié/mois en engagement annuel (2,50 € sans engagement).

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