Conditions Générales de Vente

Version 1.0 - mises à jour le 23 mai 2026. Applicables à compter de la prochaine souscription. Document en cours de finalisation juridique.

1. Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente (« CGV ») régissent les relations entre Ekipal ([À COMPLÉTER : raison sociale], ci-après « Ekipal ») et toute entreprise cliente souscrivant un abonnement au logiciel Ekipal (ci-après le « Service »).

2. Description du Service

Ekipal est un logiciel SaaS d'aide à la conformité des entretiens professionnels obligatoires (article L. 6315-1 du Code du travail, dans sa rédaction issue de la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025). Il s'adresse aux TPE et PME françaises jusqu'à 99 salariés et permet :

• la gestion d'un référentiel de salariés et de leurs échéances ;
• l'envoi de convocations et préparations d'entretien ;
• la rédaction et la signature électronique simple (SES) des comptes-rendus ;
• l'archivage des documents signés et la production d'états de conformité.

3. Prix et modalités de paiement

L'abonnement au Service est facturé par salarié actif sur le mois écoulé, selon la formule retenue :

• Engagement annuel - 2 € HT/salarié/mois, facturation mensuelle, engagement sur 12 mois (résiliation possible à l'échéance annuelle).
• Sans engagement - 2.5 € HT/salarié/mois, facturation mensuelle, résiliation libre prenant effet à la fin du mois en cours.

La facturation s'applique avec un minimum de 5 salariés. Ekipal est conçu et garanti contractuellement pour les structures jusqu'à 99 salariés. Au-delà de 99 salariés, le service reste techniquement utilisable mais n'est pas garanti par les présentes CGV (volumétrie, performance, accompagnement) - contactez-nous pour un plan adapté. Les embauches et départs en cours de mois sont pris en compte au prorata par Stripe. Paiement par carte bancaire ou prélèvement SEPA. La facturation démarre à la fin de l'essai gratuit (14 jours).

4. Essai gratuit

Tout nouveau compte bénéficie d'un essai de 14 jours, fonctionnel et sans carte bancaire requise, dans la limite de 300 salariés actifs. À l'issue de l'essai, l'accès est réduit à la lecture seule des données déjà saisies tant qu'aucun abonnement n'est souscrit. [À COMPLÉTER - durée pendant laquelle les données sont conservées en lecture seule avant suppression / anonymisation automatique.]

5. Engagement et résiliation

Sur la formule sans engagement, vous pouvez résilier à tout moment depuis votre espace abonnement ; la résiliation prend effet à la fin de la période en cours, déjà facturée. Aucun remboursement n'est dû au prorata du mois entamé.

Sur la formule à engagement annuel, l'abonnement est conclu pour une durée de 12 mois et se renouvelle tacitement pour la même durée, sauf résiliation à l'échéance annuelle. La résiliation anticipée n'ouvre pas droit à remboursement des mensualités restant à courir. [À COMPLÉTER par le juriste : clause sur l'hypothèse de cessation d'activité du Client.]

6. Sous-traitance RGPD

Vous restez responsable de traitement de vos données RH ; Ekipal agit comme sous-traitant, dans le cadre d'un accord de sous-traitance (DPA) signé à la création de votre compte.

Un accord de sous-traitance (DPA) est signé électroniquement à la souscription. Voir /dpa pour le détail.

7. Responsabilité

Ekipal est un outil d'assistance à la conformité. Le contenu juridique embarqué (mentions L. 6315-1, durées de conservation, trames d'entretien) est tenu à jour par notre équipe. Toutefois, l'entreprise cliente reste seule juge de la conformité de ses pratiques RH à l'ensemble de ses obligations légales et conventionnelles, en particulier :

• le contenu des trames qu'elle édite (un entretien professionnel qui dérive sur de l'évaluation perd sa valeur probante : cf Cass. soc. 15 octobre 2025 n°22-20.716) ;
• le respect de ses obligations conventionnelles (accord de branche, accord d'entreprise) qui peuvent prévoir des règles plus favorables ;
• la sincérité des informations renseignées (dates, état civil, historique des entretiens).

Ekipal ne peut être tenu responsable d'une non-conformité résultant d'une saisie incorrecte ou de la modification non avisée d'une trame réglementée. [À COMPLÉTER PAR L'AVOCAT - clause limitative de responsabilité chiffrée, conforme à la jurisprudence sur les SaaS B2B.]

Visuels du site et captures d'écran - caractère non contractuel. Les visuels, mockups, captures d'écran, illustrations et animations présentés sur le site ekipal.com et ses sous-domaines (notamment les démos in-app de la rubrique /produit) ont une vocation purement illustrative et marketing : ils ne constituent en aucun cas un engagement contractuel sur l'interface, les fonctionnalités, les libellés ou les données affichées dans l'application réelle, qui peuvent évoluer sans préavis. Seules les présentes CGV et la documentation produit accessible dans votre espace authentifié font foi.

8. Données et archivage

Les durées de conservation des documents signés appliquées par Ekipal sont :

• compte-rendu d'entretien professionnel (EPP) : 6 ans à compter de la signature ;
• bilan récapitulatif tous les 6 ans : 8 ans à compter de la signature ;
• compte-rendu d'entretien annuel d'évaluation (V0.2) : 5 ans à compter de la signature.

Ces durées résultent du référentiel CNIL « Gestion des ressources humaines » (délibération n° 2026-031 du 29 janvier 2026) et de l'article 2224 du Code civil pour la prescription quinquennale.

9. Modification des CGV

Ekipal peut modifier les présentes CGV. Toute modification est notifiée par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Vous pouvez résilier sans frais avant cette date si vous refusez les nouvelles conditions.

10. Droit applicable et juridiction

Les présentes CGV sont régies par le droit français. Tout litige relatif à leur exécution ou interprétation relève de la compétence exclusive des tribunaux français [À COMPLÉTER - ressort territorial].

Pour toute question relative à ces CGV, contactez-nous à contact@ekipal.com.