Bilan récapitulatif tous les 8 ans : mode d'emploi pour TPE et PME en 2026

Le bilan récapitulatif de l’entretien professionnel est un entretien spécifique, distinct des entretiens intermédiaires, qui dresse l’état du parcours du salarié sur la période écoulée. Depuis la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, il est dû tous les 8 ans (et non plus tous les 6 ans).

Il doit constater trois éléments : que tous les entretiens prévus ont été réalisés, que le salarié a suivi au moins une formation, et qu’il a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle ou acquis des éléments de certification. Le premier état des lieux peut être anticipé dès 7 ans d’ancienneté. Base légale : article L. 6315-1 du Code du travail.

Qu’est-ce que le bilan récapitulatif de l’entretien professionnel ?

Réponse courte : c’est un entretien distinct des entretiens intermédiaires, organisé tous les 8 ans, dans lequel l’employeur formalise par écrit l’état des obligations remplies sur la période. Il ne remplace pas l’entretien dû dans le cycle - il s’y ajoute.

Le bilan récapitulatif est souvent appelé « état des lieux récapitulatif » ou « bilan 8 ans ». Trois éléments le distinguent d’un entretien classique.

Sa finalité - constater, pas projeter. Là où l’entretien intermédiaire regarde devant (besoins de formation, souhaits d’évolution), le bilan regarde derrière. Il dresse l’historique sur 8 ans : entretiens menés, formations suivies, progression du salarié, certifications acquises. Son objet est probatoire - c’est une photographie de la trajectoire.

Sa périodicité - tous les 8 ans, pas tous les 4. Le bilan n’est pas plus fréquent que tous les 8 ans. Il s’intercale avec les entretiens intermédiaires (eux dus tous les 4 ans selon le rythme post-réforme). Un même salarié, sur 8 ans, aura donc deux entretiens intermédiaires + un bilan récapitulatif.

Son formalisme - un document signé, conservé. Le bilan donne lieu à un compte-rendu écrit, remis au salarié, signé par les deux parties. Sa durée de conservation est de 8 ans à compter de la signature (référentiel CNIL et article L. 6315-1 réformé - durée alignée sur le cycle du bilan).

Pour le rythme global et la distinction avec les entretiens intermédiaires, voir le rythme 1-4-8. Pour comprendre comment le bilan s’inscrit dans l’obligation d’entretien au sens large, voir le pilier stock.

De 6 à 8 ans : ce qui a changé avec la loi du 24 octobre 2025

Réponse courte : avant la réforme, le bilan était dû tous les 6 ans. Depuis la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, il est dû tous les 8 ans. Le changement s’applique immédiatement aux entreprises sans accord collectif, et au plus tard le 1er octobre 2026 pour celles couvertes par un accord.

C’est l’évolution la plus visible côté bilan. Le législateur a allongé la durée, en cohérence avec l’allongement de la périodicité intermédiaire (passée de 2 à 4 ans).

Tableau avant/après - focus bilan

	Avant (loi 5 mars 2014)	Après (loi 24 octobre 2025)
Durée entre deux bilans	Tous les 6 ans	Tous les 8 ans
Premier bilan possible	À 6 ans d’ancienneté	À 7 ans d’ancienneté (anticipation) ou 8 ans
Constats à formuler	3 constats : entretiens menés, formation suivie, progression OU certification	3 constats inchangés (libellés clarifiés)
Sanction pour 50+ salariés en cas de manquement	Abondement CPF 3 000 € par salarié	Abondement CPF 3 000 € par salarié (inchangé)
Base légale	Article L. 6315-1 du Code du travail (rédaction 2014)	Article L. 6315-1 modifié par la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025
Application	-	Immédiate pour les entreprises sans accord collectif. 1er octobre 2026 au plus tard pour celles avec accord.

Pourquoi cette évolution ? Le bilan tous les 6 ans était souvent expédié - beaucoup d’entreprises l’avaient transformé en formalité administrative, parfois confondu avec l’entretien intermédiaire. En allongeant à 8 ans tout en clarifiant les constats, le législateur a recentré le bilan sur sa fonction probatoire.

Pour les règles de transition détaillées entre l’ancien régime à 6 ans et le nouveau à 8 ans, voir le guide de transition 6 vers 8 ans.

Que doit constater le bilan : les 3 éléments légaux

Réponse courte : trois constats à formuler par écrit. Premièrement, tous les entretiens intermédiaires ont bien été réalisés. Deuxièmement, le salarié a suivi au moins une formation sur la période. Troisièmement, il a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle, ou acquis des éléments de certification.

L’article L. 6315-1 du Code du travail dispose que « cet état des lieux, qui donne lieu à la rédaction d’un document […], permet de vérifier que le salarié a bénéficié au cours des huit dernières années des entretiens professionnels […] et d’apprécier s’il a : 1° suivi au moins une action de formation ; 2° acquis des éléments de certification […] ; 3° bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle ».

Constat n°1 - Les entretiens intermédiaires ont été réalisés.

Sur les 8 années, le salarié a eu son ou ses entretiens dus dans le cycle 1-4-8. Pour un salarié présent sur tout le cycle : 2 entretiens intermédiaires (à 4 et 8 ans depuis l’embauche, hors le bilan lui-même). Pour un salarié arrivé en cours de cycle : entretien initial dans l’année qui suit l’embauche, puis entretien intermédiaire à 4 ans.

Constat n°2 - Au moins une formation suivie.

Toute action de formation au sens de l’article L. 6313-1 du Code du travail compte : formation interne, externe, en ligne, certifiante ou non. La formation peut être à l’initiative de l’employeur ou du salarié (CPF). Une simple sensibilisation d’une heure ne suffit pas - il faut une action structurée, traçable, avec attestation.

Constat n°3 - Progression OU certification (au choix).

Le constat est rempli si au moins l’un des trois éléments est documenté :

• progression salariale (augmentation, prime régulière, changement de coefficient) ;
• progression professionnelle (mobilité interne, prise de responsabilités, changement de poste) ;
• acquisition d’éléments de certification (titre, diplôme, qualification reconnue, blocs de compétences, VAE).

Si les trois constats sont positifs, le bilan est complet et l’obligation est tenue. Si l’un d’eux fait défaut, le manquement est constitué.

Comment rédiger le bilan : étapes pour une TPE ou PME

Réponse courte : trois étapes pratiques. Récupérer les comptes-rendus des entretiens intermédiaires des 8 dernières années. Vérifier les trois constats légaux. Rédiger un document signé par les deux parties et l’archiver pendant 8 ans.

Pour une TPE ou PME jusqu’à 99 salariés sans DRH, la rédaction du bilan est l’étape la plus chronophage - souvent une demi-journée par salarié si tout est à reconstituer manuellement.

Étape 1 - Réunir les pièces du dossier.

Les comptes-rendus signés des entretiens intermédiaires des 8 années écoulées (ou 6 sous l’ancien régime). Les attestations de formation reçues. Les avenants au contrat, courriers d’augmentation, ou éléments de paie attestant la progression. Les certifications obtenues. Si vous n’avez pas la trace écrite d’un entretien, considérez qu’il n’a pas eu lieu pour l’exercice du bilan - vous serez plus à l’aise pour le reconnaître que pour le déclarer rétroactivement.

Étape 2 - Cocher les trois constats.

Pour chaque salarié, vérifier point par point les trois constats légaux. Pour chaque constat positif, conserver la pièce justificative dans le dossier. Pour chaque constat négatif, noter le motif (manquement assumé, ou défaut de pièce). C’est cette grille qui structure le bilan.

Étape 3 - Rédiger, signer, archiver.

Le bilan donne lieu à un document écrit, distinct du compte-rendu de l’entretien intermédiaire. Il porte les 3 constats, la signature de l’employeur et celle du salarié. La signature électronique simple (SES horodatée) est admise. Conservation : 8 ans à compter de la signature.

Les règles de transition 6 vers 8 ans

Réponse courte : c’est le point le plus délicat. Un salarié dont le cycle a démarré sous l’ancien régime (bilan à 6 ans) ne bascule pas mécaniquement au nouveau (bilan à 8 ans). Trois principes permettent de s’y retrouver.

Cas concret. Un salarié embauché le 1er mars 2018. Sous l’ancien régime, son bilan était dû le 1er mars 2024. La réforme du 24 octobre 2025 est intervenue après cette échéance. Que faire ?

Principe 1 - Si le bilan était dû avant le 26 octobre 2025, il reste dû sous l’ancien régime.

L’échéance qui tombait avant l’entrée en vigueur de la loi se gère sous l’ancien rythme. Pour notre salarié de 2018, le bilan était dû à 6 ans (mars 2024) - il aurait dû être organisé à ce moment-là, sous l’empire de l’ancien régime. Si rien n’a été fait, c’est un manquement à régulariser, indépendamment de la réforme.

Principe 2 - Si le bilan n’était pas encore dû au 26 octobre 2025, le nouveau régime de 8 ans s’applique.

Cas d’un salarié embauché le 1er juin 2019. Sous l’ancien régime, son bilan aurait été dû en juin 2025 - mais s’il n’a pas eu lieu avant le 26 octobre 2025, l’employeur peut désormais le caler sur le nouveau régime : bilan dû en juin 2027 (8 ans après l’embauche). Pratique pour les salariés qui « basculent » naturellement dans le nouveau cycle.

Principe 3 - Pour un salarié embauché après le 26 octobre 2025, c’est le nouveau régime directement.

Pas de question de transition. Un salarié recruté en novembre 2025 aura son premier entretien dans l’année qui suit, ses entretiens intermédiaires tous les 4 ans, et son premier bilan récapitulatif à 8 ans d’ancienneté (au plus tard) - avec la souplesse d’un premier état possible à 7 ans.

Cas particulier - les entreprises avec accord collectif. L’application du nouveau régime peut être différée au plus tard au 1er octobre 2026, le temps de réviser l’accord. Pendant cette période transitoire, c’est l’ancien régime qui continue de s’appliquer aux bilans, sauf décision de l’employeur d’anticiper.

Le premier état des lieux possible à 7 ans : la facilitation de transition

Réponse courte : le législateur a prévu une souplesse. Le premier bilan récapitulatif peut être anticipé d’un an - réalisé dès 7 ans d’ancienneté au lieu de 8. Utile pour clore proprement un cycle entamé sous l’ancien régime.

C’est une option, pas une obligation. Elle est inscrite dans la loi du 24 octobre 2025 pour faciliter la transition entre l’ancien rythme de 6 ans et le nouveau rythme de 8 ans.

Quand l’utiliser ?

Le cas typique : un salarié embauché en 2019. Sous l’ancien régime, son bilan était dû en 2025 (à 6 ans). Sous le nouveau, il serait dû en 2027 (à 8 ans). L’employeur peut choisir d’anticiper et faire le bilan en 2026 (à 7 ans), pour clore le cycle proprement plutôt que d’attendre encore une année.

Quand ne pas l’utiliser ?

Quand le salarié a peu d’historique à reconstituer et qu’attendre 8 ans n’ajoute pas de complexité - le bilan à 8 ans reste le rythme normal. La facilitation à 7 ans n’est utile que si l’on souhaite reprendre la main sur des cycles désorganisés par la réforme.

Côté traçabilité. Le bilan à 7 ans donne exactement les mêmes constats à formuler, le même formalisme, la même valeur probatoire. Il « compte » comme un bilan classique. Le cycle suivant repart sur 8 ans à partir de cette date.

Que risque-t-on si le bilan révèle un manquement ?

Réponse courte : deux risques. Un risque administratif (abondement correctif au CPF de 3 000 € par salarié) uniquement pour les entreprises de 50 salariés et plus. Un risque prud’hommes (fragilité en cas de contentieux individuel) pour toutes les tailles, indépendamment de l’effectif.

Le bilan est le moment où le manquement, s’il existe, est constaté par écrit. C’est donc aussi le moment où la sanction peut s’enclencher.

Pour les entreprises de 50 salariés et plus - l’abondement correctif au CPF.

L’article L. 6323-13 du Code du travail prévoit qu’en cas de manquement constaté au bilan récapitulatif, l’employeur de 50+ salariés doit verser un abondement correctif de 3 000 € sur le CPF de chaque salarié concerné. Cette sanction est juridiquement existante mais en pratique très peu contrôlée par l’URSSAF - peu d’entreprises l’ont effectivement payée. Elle reste dissuasive sur le papier et peut surgir en cas de contrôle ciblé.

Pour toutes les entreprises - le risque prud’hommes.

C’est le risque le plus fréquent. Sans trace écrite du suivi (entretiens, formations, progression), l’employeur se trouve fragilisé en cas de litige individuel : licenciement contesté, rupture conventionnelle litigieuse, discrimination, défaut d’adaptation au poste. Un avocat du salarié lit le silence du bilan comme un défaut de l’employeur dans son obligation d’adaptation. Pour une TPE ou PME jusqu’à 99 salariés, c’est ici que se joue la facture la plus probable - pas dans la sanction CPF.

Pour le détail des montants, des procédures, et de la jurisprudence applicable, voir les sanctions en cas de manquement.

Questions fréquentes

Est-ce que je peux faire le bilan récapitulatif à 7 ans au lieu de 8 ?

Oui. La loi du 24 octobre 2025 autorise un premier état des lieux dès 7 ans d’ancienneté, au lieu d’attendre 8. C’est une souplesse prévue pour faciliter la transition entre l’ancien régime (bilan à 6 ans) et le nouveau (bilan à 8 ans). Le bilan réalisé à 7 ans a la même valeur probatoire qu’un bilan à 8 ans. Le cycle suivant repart sur 8 ans à partir de cette date.

Que faire si je n’ai pas tous les comptes-rendus des entretiens passés ?

Si vous n’avez pas la trace écrite d’un entretien, considérez qu’il n’a pas eu lieu pour l’exercice du bilan. Ne tentez pas de reconstituer rétroactivement un compte-rendu manquant - le risque est plus élevé que le bénéfice. Notez le manquement, organisez un entretien dès que possible, repartez sur un cycle propre. Mieux vaut un manquement assumé qu’un document fragilisable.

Le bilan récapitulatif doit-il être signé par le salarié ?

Oui. Le bilan donne lieu à la rédaction d’un document écrit, remis au salarié et signé par les deux parties. La signature manuscrite ou électronique simple (SES horodatée) est admise. Sans signature, le document perd sa valeur probatoire en cas de litige. Conservation : 8 ans à compter de la date de signature.

Combien de temps doit-on conserver le bilan récapitulatif ?

8 ans à compter de la date de signature. C’est la durée applicable aux pièces probantes du bilan récapitulatif, alignée sur le cycle de 8 ans posé par l’article L. 6315-1 réformé. Pour les comptes-rendus d’entretien professionnel intermédiaires, la durée de conservation de référence est de 6 ans (référentiel CNIL délibération n° 2026-031). L’archivage peut être numérique, à condition que le document soit accessible et lisible pendant toute la durée.

Est-ce différent pour une entreprise de moins de 50 salariés ?

Sur les obligations : non. Toutes les entreprises sont soumises au bilan récapitulatif et aux mêmes constats à formuler. Sur les sanctions administratives : oui. L’abondement correctif au CPF de 3 000 € par salarié ne s’applique qu’aux entreprises de 50+. En dessous, c’est uniquement le risque prud’hommes qui pèse - mais il pèse autant.

Le bilan remplace-t-il l’entretien intermédiaire de l’année ?

Non. Le bilan récapitulatif est un entretien distinct, dédié au constat des 8 années écoulées. L’entretien intermédiaire (dû tous les 4 ans) reste séparé. En pratique, beaucoup d’employeurs les organisent à des dates différentes pour bien marquer la distinction de finalité - l’un regarde devant (formation, évolution), l’autre regarde derrière (constats sur le parcours).

Sources et références

Sources légales

• Code du travail, article L. 6315-1 (modifié par la loi n° 2025-989) - Légifrance.
• Code du travail, article L. 6323-13 (abondement correctif CPF, entreprises 50+).
• Loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 - Légifrance.
• Ministère du Travail - Questions/Réponses sur l’entretien professionnel, travail-emploi.gouv.fr.

Mise à jour : 25/05/2026. Auteur : Équipe Ekipal.

Le bilan tous les 8 ans : pas un mince exercice à reconstituer.

Vous savez désormais ce que doit constater le bilan, comment le rédiger, et quelles règles s'appliquent à la transition. Reste la partie qui prend les demi-journées : retrouver les comptes-rendus des 8 dernières années, vérifier qu'aucun trou ne s'est creusé, rédiger le document, faire signer, archiver. Ekipal le rédige tout seul - à partir des entretiens et formations déjà tracés dans la fiche du salarié. Pensé pour les TPE et PME jusqu'à 99 salariés. À partir de 2 € HT/salarié/mois en engagement annuel (2,50 € sans engagement).

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