Qui mène l'entretien professionnel ? Le guide PME 2026

La loi ne désigne pas de titre précis. L’obligation pèse sur l’employeur ou sur son représentant. En pratique, dans une TPE et PME jusqu’à 99 salariés sans DRH dédié, l’entretien professionnel est mené par le dirigeant lui-même ou par le manager direct (N+1) du salarié. Un RRH solo, quand il existe, peut s’en charger. La règle utile : c’est la personne qui connaît le travail du salarié qui doit le mener.

Ce que dit la loi : l’employeur ou son représentant

Réponse courte : l’article L. 6315-1 du Code du travail rend l’employeur responsable de l’organisation et de la tenue de l’entretien professionnel. Le texte ne précise pas qui, concrètement, doit s’asseoir face au salarié. La pratique laisse cette latitude à l’entreprise.

L’obligation d’entretien professionnel pèse sur l’employeur au sens du Code du travail - c’est-à-dire la personne morale ou physique qui a signé le contrat de travail. Le texte ne désigne pas un titre précis (« le DRH », « le manager »). Il parle d’« employeur ou son représentant ».

Cela signifie deux choses. D’abord, l’employeur peut déléguer. Un dirigeant peut demander à un manager, à une RRH solo ou à un cadre d’équipe de mener l’entretien à sa place. Cette délégation n’a pas besoin d’être formalisée par écrit - elle relève de l’organisation interne. Ensuite, la responsabilité finale reste celle de l’employeur. Si l’entretien n’a pas eu lieu, ou si le compte-rendu ne couvre pas les 5 thématiques obligatoires, c’est l’entreprise qui en répond - pas la personne qui a mené l’entretien.

En pratique : qui mène l’entretien en TPE & PME jusqu’à 99 salariés

Réponse courte : dans la majorité des TPE et PME jusqu’à 99 salariés sans DRH dédié, c’est le dirigeant lui-même ou le manager direct (N+1) qui mène l’entretien. Un RRH solo est rare à cette taille. Un prestataire externe est possible mais peu pratiqué.

Une entreprise de moins de 50 salariés a un profil RH particulier : un DRH dédié est rare, un RRH solo est possible mais pas systématique, et le sujet RH retombe souvent sur le dirigeant, sur un office manager, ou sur les managers d’équipe.

Concrètement, trois configurations se rencontrent :

• Le dirigeant mène lui-même. C’est la configuration la plus fréquente en dessous de 20 salariés. Le dirigeant connaît chaque salarié, son parcours, ses compétences. Il est légitime pour mener l’entretien sans intermédiaire.
• Le N+1 mène, le dirigeant supervise. C’est la configuration courante entre 20 et 49 salariés, quand le dirigeant ne suit plus chaque collaborateur au quotidien. Le N+1 est la personne qui connaît le travail du salarié - il est mieux placé pour mener l’échange.
• Le RRH solo mène, parfois avec le N+1. Quand l’entreprise a recruté une fonction RH (souvent à partir de 30 salariés), elle peut prendre en charge les entretiens. La pratique commune est alors de mener l’entretien en binôme RRH + N+1, ou de répartir selon les services.

Si vous êtes dirigeant d’une TPE ou PME jusqu’à 99 salariés et que vous lisez cette page, c’est probablement vous qui allez mener - au moins une partie des entretiens. Et c’est OK : la posture demandée n’est pas celle d’un consultant RH expert. C’est celle d’un employeur qui prend 30 à 60 minutes pour faire le point avec un collaborateur.

Manager vs RH : avantages et limites de chacun

Réponse courte : le manager connaît le travail du salarié au quotidien - c’est son atout. La fonction RH connaît mieux les dispositifs (CPF, formation, mobilité) - c’est le sien. Aucun des deux n’est juridiquement plus légitime que l’autre.

	Manager direct (N+1)	Fonction RH (RRH, DRH)
Atout principal	Connaît le travail du salarié, son équipe, son contexte	Connaît les dispositifs de formation, les évolutions internes possibles
Limite principale	Risque de confondre avec l’entretien annuel d’évaluation	Risque de faire un entretien générique, déconnecté du poste
Posture naturelle	« Faisons le point sur votre travail »	« Faisons le point sur votre carrière »

Le risque principal côté manager : confondre l’entretien professionnel avec l’entretien annuel d’évaluation - qui porte, lui, sur la performance et les objectifs. L’entretien professionnel ne parle pas de performance. Il parle de parcours, de compétences, de formation et d’évolution. Pour bien tenir la distinction, voir la différence avec l’entretien annuel et les 5 thématiques à aborder.

Le risque principal côté RH : mener un entretien trop générique parce que le RRH ne connaît pas le détail du travail du salarié. La parade : le binôme RRH + N+1, ou un brief court entre les deux avant l’entretien.

Peut-on déléguer à un prestataire externe ?

Réponse courte : oui en théorie, non en pratique pour la majorité des TPE & PME jusqu’à 99 salariés. Faire mener les entretiens par un cabinet RH externe est juridiquement possible mais coûteux (300 à 600 € par entretien) et fait perdre le lien direct entre l’employeur et le salarié.

Rien n’interdit à un employeur de confier la conduite des entretiens professionnels à un prestataire externe - un cabinet RH, un consultant indépendant, un coach. La loi parle d’« employeur ou son représentant » : un prestataire mandaté peut être considéré comme représentant l’employeur sur ce point précis.

En pratique, trois raisons font que cette option reste rare en TPE ou PME jusqu’à 99 salariés :

• Le coût. Un cabinet facture entre 300 et 600 € par entretien. Multiplié par 25 salariés et par cycle, l’addition dépasse vite plusieurs milliers d’euros - disproportionné par rapport au temps qu’aurait pris un dirigeant ou un N+1 en interne.
• La perte du lien direct. L’entretien professionnel a une valeur managériale au-delà de l’obligation : il crée un moment d’écoute entre l’employeur et le salarié. Un prestataire externe ne reproduit pas ce moment.
• La trace écrite reste de la responsabilité de l’employeur. Le prestataire ne signe pas à la place du dirigeant. Le compte-rendu doit être validé en interne, ce qui annule une partie du gain de temps.

L’option externe garde un sens dans deux cas précis : un dirigeant qui veut traiter un cas conflictuel sans s’exposer personnellement, ou une PME qui a accumulé un retard important et veut rattraper en bloc plusieurs cycles.

La posture employeur pour bien mener l’entretien

Réponse courte : écoute, neutralité, factuel. Pas de promesses non tenables (augmentation, promotion, formation chère). L’entretien professionnel est un temps d’écoute et de cadrage - pas un temps de négociation.

Quatre repères de posture, valables pour un dirigeant comme pour un manager :

1. Écouter d’abord, parler ensuite. Le salarié doit pouvoir s’exprimer sur son parcours, ses souhaits d’évolution, ses besoins de formation. Laissez-lui le temps. Une bonne règle : 70 % du temps de parole pour le salarié, 30 % pour vous.
2. Rester factuel. Sur les compétences mobilisées, sur les formations suivies depuis le dernier entretien, sur les souhaits exprimés. L’entretien professionnel est documentaire - il décrit, il n’évalue pas.
3. Ne rien promettre que vous ne pouvez pas tenir. Une augmentation, une promotion, une formation coûteuse : tant que ce n’est pas validé budgétairement, c’est une piste, pas un engagement. Notez les souhaits, indiquez les délais de réponse, n’engagez pas l’entreprise dans le compte-rendu.
4. Formaliser une trace écrite. Le compte-rendu, signé par les deux parties, est la seule preuve recevable que l’entretien a eu lieu. Sans lui, l’entretien est juridiquement réputé ne pas avoir eu lieu.

Pour le détail de la conduite de l’entretien minute par minute, voir le guide à venir comment animer un entretien professionnel.

Questions fréquentes

Le dirigeant peut-il vraiment mener tous les entretiens lui-même ?

Oui, sans difficulté juridique. En TPE & PME jusqu’à 99 salariés, c’est même la configuration la plus fréquente. La seule limite est le temps disponible - 25 salariés × 1 heure tous les 4 ans, plus la préparation et le compte-rendu, c’est budgétable.

Faut-il une formation spécifique pour mener un entretien professionnel ?

Non, aucune formation n’est exigée par la loi. Une heure de préparation et une trame claire couvrant les 5 thématiques suffisent à la majorité des dirigeants et managers. La posture compte plus que la technique.

Si je délègue à mon N+1, dois-je le formaliser par écrit ?

Non, ce n’est pas obligatoire. La délégation se présume dès lors que le N+1 mène l’entretien dans le cadre de ses fonctions. La trace écrite à conserver, c’est le compte-rendu de l’entretien lui-même - pas la délégation.

Sources

• Code du travail, article L. 6315-1 - Légifrance.
• Loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 - Légifrance.
• Service-Public.fr - fiche entretien professionnel obligatoire.

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