Entretien professionnel en visio : autorisé ? Conditions

Oui, l’entretien professionnel peut se tenir en visio. La loi ne précise pas le format. Conditions à respecter : accord du salarié, conditions techniques équivalentes au présentiel (audio + vidéo, connexion stable), confidentialité de l’échange, et compte-rendu signé électroniquement (la signature électronique simple suffit). Le téléphone seul est juridiquement faible - vidéo recommandée. Le format à distance s’applique de la même façon à l’entretien classique (rythme 4 ans) et au bilan récapitulatif (8 ans).

Ce que dit la loi sur le format de l’entretien

Réponse courte : rien. L’article L. 6315-1 du Code du travail encadre la périodicité, les thématiques et la trace écrite - mais ne dit pas un mot sur le format. L’employeur est libre d’organiser l’entretien en présentiel, en visio ou par tout autre moyen, à condition de respecter les obligations de fond.

C’est le point qu’il faut intégrer en premier. L’article L. 6315-1 du Code du travail, base légale de l’entretien professionnel, est silencieux sur le format. Pas d’obligation de présentiel. Pas d’interdiction de visio. Pas de mention du téléphone. Cette absence n’est pas un oubli : le législateur a laissé volontairement de la latitude à l’employeur sur l’organisation pratique de l’entretien.

Cette autonomie a une limite : les obligations de fond (5 thématiques, compte-rendu écrit, remise au salarié) doivent être tenues quel que soit le format. C’est sur ces obligations-là que se joue la validité juridique de l’entretien - pas sur le canal.

Visio : oui, sous conditions

Réponse courte : la visio est autorisée. Quatre conditions à respecter pour qu’elle soit défendable juridiquement : accord du salarié, qualité technique équivalente au présentiel, confidentialité de l’échange, compte-rendu écrit signé électroniquement.

Les quatre conditions à tenir, dans l’ordre :

1. L’accord du salarié. L’employeur ne peut pas imposer la visio. C’est un point souvent négligé. Si le salarié préfère le présentiel - parce qu’il vit l’écran comme une barrière, parce qu’il n’a pas l’équipement à domicile, parce que c’est plus naturel pour lui d’échanger en face à face -, son choix prime. L’accord peut être tacite (le salarié accepte la convocation visio sans réserve) ou formalisé (un mot dans la convocation : « entretien prévu en visio, merci de me signaler si vous préférez le présentiel »).

2. Des conditions techniques équivalentes au présentiel. Audio clair, vidéo fluide, connexion stable des deux côtés. Si la qualité se dégrade au point d’empêcher un échange normal sur les 5 thématiques, l’entretien doit être reporté ou repris en présentiel. Une visio interrompue toutes les deux minutes n’est pas un entretien sérieux.

3. La confidentialité. Personne d’autre dans la pièce - côté employeur comme côté salarié. Pas d’enregistrement (sauf accord explicite des deux parties, voir mini-FAQ). Un environnement permettant à chacun de s’exprimer librement sur ses souhaits d’évolution sans être entendu par un tiers.

4. Un compte-rendu écrit signé électroniquement. Comme en présentiel, l’entretien doit produire une trace écrite (les 5 thématiques abordées, l’essentiel de l’échange) remise au salarié et signée par les deux parties. La signature électronique simple (SES) suffit.

Le format visio s’applique de la même façon à l’entretien classique et au bilan récapitulatif tous les 8 ans (voir l’obligation d’entretien professionnel pour le détail du régime).

Téléphone : à éviter

Réponse courte : le téléphone seul est légal mais juridiquement faible. Pas de contact visuel, pas d’identification certaine du salarié, traçabilité plus difficile. À réserver aux cas où la visio est techniquement impossible - et à compenser par un compte-rendu particulièrement soigné.

La loi n’interdit pas le téléphone, mais le téléphone est une mauvaise idée pour trois raisons :

• Pas de contact visuel. Un entretien d’orientation et de développement professionnel se joue aussi sur le non-verbal. L’expression du salarié sur ses souhaits d’évolution, les hésitations, les enthousiasmes - tout cela disparaît au téléphone.
• Pas d’identification certaine du salarié. En visio, vous voyez à qui vous parlez. Au téléphone, vous entendez une voix. En cas de contestation ultérieure (« je n’ai jamais eu cet entretien »), la preuve est plus faible.
• Confidentialité plus difficile à garantir. Vous ne savez pas qui est dans la pièce côté salarié.

Si la visio est impossible (zone sans haut débit, équipement défaillant, salarié réfractaire à l’image), le téléphone reste une option de dernier recours. Dans ce cas, soignez particulièrement la convocation écrite, le compte-rendu et la signature - ce sont eux qui porteront seuls la preuve.

Comment signer le compte-rendu à distance

Réponse courte : la signature électronique simple (SES) suffit. Elle a une valeur probante équivalente à une signature manuscrite dès lors que l’identité du signataire est vérifiable et l’intégrité du document garantie. Un PDF signé via un outil de signature standard, horodaté, archivé, fait le travail.

C’est la question pratique qui freine la moitié des employeurs à passer en visio. Réponse claire : le règlement européen eIDAS reconnaît trois niveaux de signature électronique (simple, avancée, qualifiée). Pour un compte-rendu d’entretien professionnel, la signature électronique simple (SES) est suffisante.

Concrètement, cela peut prendre plusieurs formes :

• Un PDF généré, envoyé au salarié par email, retourné signé via un outil de signature (DocuSign, Yousign, ou équivalent). Le plus courant.
• Un PDF généré et signé directement dans un outil RH qui intègre la signature électronique. Cas typique d’un logiciel d’entretien professionnel - la signature est embarquée dans le flux.
• Un email d’accusé de réception explicite du salarié validant le compte-rendu, conservé avec son horodatage. Moins propre juridiquement, mais admis en pratique pour des entretiens sans enjeu particulier.

Le compte-rendu signé électroniquement doit être archivé pendant 6 ans (référentiel CNIL « Gestion des ressources humaines », délibération n° 2026-031) à compter de la signature - même délai qu’un compte-rendu papier. Pour le détail de la rédaction, voir notre modèle de compte-rendu.

Questions fréquentes

Doit-on enregistrer l’entretien en visio ?

Non, l’enregistrement n’est pas obligatoire - il est même déconseillé. L’enregistrement d’un entretien individuel sans accord exprès et formalisé des deux parties est juridiquement problématique (RGPD, droit à l’image, libertés individuelles). La preuve de l’entretien repose sur le compte-rendu écrit signé, pas sur un fichier audio ou vidéo. Si vous souhaitez enregistrer, recueillez par écrit le consentement explicite du salarié et précisez la durée de conservation.

Le salarié peut-il refuser la visio ?

Oui. L’employeur ne peut pas imposer la visio. Si le salarié préfère le présentiel - par préférence personnelle, par défaut d’équipement, ou par crainte d’un échange à distance -, l’entretien doit être organisé en présentiel. Le refus de la visio par le salarié ne dispense pas l’employeur de son obligation d’organiser l’entretien : il déplace la date au plus proche créneau présentiel possible.

Quel outil de visio utiliser ?

La loi ne prescrit aucun outil. Les outils standards (Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, Whereby) conviennent dès lors qu’ils permettent un échange audio + vidéo de qualité et que la confidentialité de l’échange est garantie. Évitez les outils sans authentification (lien public accessible à n’importe qui) et les solutions hébergeant les données hors UE si vous traitez des informations sensibles dans le compte-rendu.

Est-ce différent pour le bilan récapitulatif tous les 8 ans ?

Non. Le bilan récapitulatif suit les mêmes règles de format que l’entretien classique. Visio autorisée, téléphone déconseillé, compte-rendu écrit signé obligatoire. Compte tenu de l’enjeu du bilan (constat de l’effectivité des obligations de l’employeur sur 8 ans), beaucoup de PME préfèrent le présentiel pour ce rendez-vous-là - c’est une bonne pratique, pas une obligation légale.

Sources

• Code du travail, article L. 6315-1 - Légifrance.
• Règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS) sur la signature électronique - eur-lex.europa.eu.
• Ministère du Travail - Questions/Réponses sur l’entretien professionnel - travail-emploi.gouv.fr.

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