Combien de temps conserver les comptes-rendus d'entretien professionnel après le départ d'un salarié ?
Aucune durée légale unique ne s’impose. Trois repères se combinent : la prescription des actions sur l’exécution du contrat de travail (article L. 1471-1 du Code du travail), le cycle du bilan récapitulatif à 8 ans (article L. 6315-1, loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025) et une conservation calée sur ces délais - jusqu’au terme du cycle de bilan pour absorber les contentieux tardifs. En parallèle, le RGPD impose de justifier la conservation par une finalité explicite - la défense en justice - avec un accès restreint et une suppression au terme du délai retenu.
Durée légale ou durée recommandée : les repères à connaître
Aucun texte n’impose une durée précise de conservation des comptes-rendus d’entretien professionnel après le départ d’un salarié. Le Code du travail organise l’obligation d’entretien et de bilan, mais ne fixe pas de délai d’archivage post-départ. Plusieurs durées servent de référence dans la pratique des employeurs et des conseils en droit social.
Les prescriptions prud’homales applicables. L’article L. 1471-1 du Code du travail fixe à deux ans le délai de prescription des actions portant sur l’exécution ou la rupture du contrat de travail, à compter du jour où la personne qui agit a connu ou aurait dû connaître les faits. Plusieurs délais spécifiques plus longs coexistent : trois ans pour les actions en paiement des salaires (article L. 3245-1) ; cinq ans pour les actions fondées sur une discrimination (article L. 1134-5), dont le point de départ se compte à la révélation des faits. Conserver au minimum cinq ans après le dernier entretien couvre l’ensemble des prescriptions classiques.
Le cycle complet du bilan récapitulatif. L’article L. 6315-1 du Code du travail, dans sa version issue de la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, prévoit un bilan récapitulatif tous les 8 ans. Pour un ex-salarié dont vous avez conservé huit ans d’historique, vous pouvez reconstituer un cycle complet en cas de besoin - contrôle, contentieux, dossier de reprise.
Caler la conservation sur le cycle du bilan. Au-delà du strict minimum de cinq ans, conserver les comptes-rendus signés jusqu’au terme du cycle de bilan - soit 6 ans pour un compte-rendu d’entretien de parcours professionnel et 8 ans pour un bilan récapitulatif, à compter de la signature - couvre l’essentiel des contentieux tardifs (délais liés à la connaissance des faits, actions en discrimination dont la prescription se compte différemment). Ce sont les durées retenues par défaut sur la plateforme Ekipal (référentiel CNIL « Gestion des ressources humaines », délibération n° 2026-031 du 29 janvier 2026), au titre des obligations de preuve - pas une obligation légale stricte.
Pourquoi conserver après le départ : la protection de l’ex-employeur
C’est le point qui justifie l’archivage post-départ.
Un salarié parti depuis plusieurs années peut tout à fait engager une action devant le Conseil de prud’hommes - la rupture ne met pas fin à l’obligation de l’ex-employeur de prouver qu’il a rempli ses obligations de suivi pendant la période d’emploi. Licenciement contesté a posteriori, rupture conventionnelle attaquée, défaut d’adaptation au poste invoqué dans une action en dommages-intérêts, discrimination plaidée : autant de situations où le juge demande à l’ex-employeur de produire la trace des entretiens professionnels passés.
Sans archivage post-départ, vous vous retrouvez dans la position décrite sur notre page consacrée à la preuve de l’entretien professionnel - l’absence de trace est lue comme un défaut de l’employeur. La rupture du contrat n’efface pas la charge de la preuve ; elle décale seulement le moment où elle peut être appelée. C’est cette asymétrie qui justifie de garder les comptes-rendus plusieurs années après le départ, et pas seulement le temps de la prescription la plus courte.
Comment conserver : ce que demande le RGPD
Le RGPD (Règlement (UE) 2016/679) encadre la conservation des données personnelles, et les comptes-rendus d’entretien professionnel en sont : ils contiennent le nom du salarié, ses souhaits d’évolution, ses besoins de formation, parfois des éléments sensibles sur sa situation. Trois exigences à tenir.
Une finalité explicite. L’article 5 du RGPD impose que les données soient conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités poursuivies. Après le départ du salarié, la finalité qui justifie la conservation est principalement la défense en justice - votre capacité à produire les pièces en cas de contentieux. Cette finalité doit figurer dans votre registre de traitement (article 30 du RGPD).
Un accès restreint. Les comptes-rendus d’ex-salariés ne doivent plus être accessibles aux managers opérationnels - la finalité « gestion RH active » a disparu avec le départ. Réservez l’accès à la fonction RH ou à la direction, idéalement avec un sous-dossier dédié aux archives d’ex-salariés et un journal d’accès si votre outil le permet.
Une suppression au terme. À l’échéance de la durée retenue, les comptes-rendus doivent être supprimés - ou anonymisés s’ils servent à des statistiques agrégées. Cette suppression doit être documentée. Pour les engagements pris par Ekipal sur ces trois points, voir nos pages sécurité et DPA.
Anonymisation : une option pour limiter le risque RGPD
L’anonymisation est une voie médiane intéressante. Une fois la durée de prescription écoulée, vous pouvez transformer les comptes-rendus en données anonymes - sans nom, sans identifiant, sans élément permettant de remonter au salarié. Les données anonymisées sortent du périmètre RGPD (elles ne sont plus des données personnelles) et peuvent être conservées pour des usages statistiques : suivi du taux de formation, analyse des souhaits d’évolution par cohorte.
Attention : la pseudonymisation (remplacer le nom par un code) n’est pas une anonymisation au sens du RGPD - la donnée reste personnelle tant que la réversibilité existe. L’anonymisation vraie est exigeante : elle suppose la suppression de tous les identifiants directs et indirects. Pour des TPE et PME, l’option la plus simple reste la suppression au terme ; l’anonymisation a surtout du sens pour les structures qui veulent exploiter l’historique à des fins de pilotage.
La pratique Ekipal : 6 ans pour le compte-rendu, 8 ans pour le bilan
Sur la plateforme, les comptes-rendus d’entretien de parcours professionnel signés sont conservés 6 ans à compter de la signature, et les bilans récapitulatifs 8 ans, y compris pour les salariés ayant quitté l’entreprise (référentiel CNIL « Gestion des ressources humaines », délibération n° 2026-031 du 29 janvier 2026). Ces durées couvrent le cycle complet du dispositif et l’essentiel des contentieux tardifs, sans demander à un employeur de TPE ou PME sans DRH d’arbitrer chaque dossier individuellement.
À l’issue de ce délai, les comptes-rendus sont supprimés - sauf demande contraire de l’employeur, par exemple une prolongation justifiée par un contentieux en cours. Vous pouvez à tout moment exporter les comptes-rendus d’un ex-salarié pour les archiver vous-même selon votre propre politique : la portabilité des données est garantie. Sur le plan RGPD, l’entreprise cliente reste responsable de traitement et Ekipal agit comme sous-traitant ; le salarié reçoit ses documents par un lien envoyé par email et n’a pas de compte à créer.
Questions fréquentes
Quelle est la durée légale exacte de conservation des comptes-rendus d’entretien professionnel ?
Aucun texte ne fixe de durée précise. Les principaux repères pratiques sont la prescription des actions sur l’exécution du contrat (deux ans, article L. 1471-1), les actions en discrimination (cinq ans, article L. 1134-5), le cycle complet du bilan récapitulatif (huit ans, article L. 6315-1) et une conservation calée sur ce cycle pour couvrir les contentieux tardifs. Le RGPD impose en parallèle une finalité explicite et une suppression au terme.
Puis-je supprimer les comptes-rendus dès que le salarié part ?
Non. La rupture du contrat ne met pas fin à votre obligation de pouvoir prouver - devant les prud’hommes - que vous avez rempli vos obligations de suivi pendant la période d’emploi. Une action peut être engagée plusieurs années après le départ. Conservez au minimum cinq ans à compter du dernier entretien, idéalement jusqu’au terme du cycle de bilan (six à huit ans) pour la sécurité juridique.
Puis-je conserver les comptes-rendus indéfiniment, par sécurité ?
Non. L’article 5 du RGPD interdit la conservation au-delà de ce qui est nécessaire à la finalité poursuivie. Au-delà de la prescription la plus longue applicable à votre cas, vous devez soit supprimer, soit anonymiser. La conservation « pour toujours par précaution » expose à une sanction de la CNIL et à une demande de droit à l’effacement de l’ex-salarié.
Un ex-salarié peut-il demander la suppression de son compte-rendu (droit à l’effacement) ?
Pas tant que la finalité « défense en justice » est légitime. L’article 17 du RGPD prévoit des exceptions au droit à l’effacement lorsque la conservation est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Vous pouvez refuser la demande tant que la prescription applicable n’est pas écoulée, en motivant votre refus.
Sources
- Code du travail, article L. 6315-1 (entretien professionnel et bilan récapitulatif) - Légifrance.
- Code du travail, article L. 1471-1 (prescription en matière d’exécution du contrat de travail) - Légifrance.
- Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), articles 5, 17 et 30.
- Loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025.
- CNIL - guide « Durées de conservation des données » : cnil.fr.
Ekipal conserve, restreint l’accès et supprime au terme.
Les trois exigences décrites sur cette page - finalité explicite, accès restreint, suppression au terme - sont tenues automatiquement par Ekipal. Conservation 6 ans pour les comptes-rendus d’entretien de parcours professionnel (8 ans pour les bilans récapitulatifs) à compter de la signature, accès aux comptes-rendus d’ex-salariés réservé à la fonction RH, journal d’accès tracé, suppression à l’échéance. Vous restez responsable de traitement, Ekipal agit comme sous-traitant. Engagements détaillés sur nos pages sécurité et DPA.
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